¿Por qué es importante tener un sistema de Business Intelligence (BI)?

Tomar decisiones basándose únicamente en la intuición puede funcionar cuando un negocio es pequeño, pero a medida que crecen las ventas, los clientes, los productos y las operaciones, también aumenta la cantidad de información que debemos analizar.

¿Cuánto vendimos este mes? ¿Qué productos generan mayor ganancia? ¿Estamos creciendo? ¿Qué sucursal tiene mejores resultados? ¿Qué clientes compran con mayor frecuencia? ¿Dónde estamos perdiendo dinero?

Un sistema de Business Intelligence (BI) puede ayudarnos a responder estas preguntas utilizando los datos que el propio negocio genera todos los días.

¿Qué es Business Intelligence?

Business Intelligence, o Inteligencia de Negocios, es el conjunto de herramientas, procesos y metodologías utilizados para transformar datos de una empresa en información útil para la toma de decisiones.

Una empresa puede generar información desde diferentes fuentes:

• sistemas de ventas;
• facturación;
• planillas Excel;
• sistemas administrativos;
• inventarios;
• bases de datos;
• plataformas de comercio electrónico;
• sistemas de atención al cliente.

El problema es que tener muchos datos no significa necesariamente tener buena información.

Un sistema de BI permite reunir, organizar y analizar esos datos para presentarlos de una manera sencilla, generalmente mediante indicadores, gráficos y dashboards o tableros de control.

De datos a decisiones

Imaginemos un negocio que registra todas sus ventas.

El sistema transaccional puede decirnos que ayer se realizaron 350 operaciones. Sin embargo, para administrar mejor el negocio probablemente necesitemos responder preguntas adicionales:

¿Cuánto vendimos?

¿Cuánto ganamos realmente?

¿Qué productos fueron los más vendidos?

¿Cuáles dejaron mayor margen de ganancia?

¿Cómo se comparan las ventas con el mes anterior?

¿Qué sucursal está creciendo y cuál está disminuyendo sus ventas?

Ahí aparece una de las principales funciones del Business Intelligence: convertir datos dispersos en información que facilite tomar decisiones.

Principales beneficios de utilizar Business Intelligence

1. Tomar decisiones basadas en datos

Un sistema de BI permite complementar la experiencia y el conocimiento del negocio con información objetiva.

En lugar de pensar:

“Me parece que estamos vendiendo menos.”

podemos determinar:

“Las ventas disminuyeron un 8% respecto al mes anterior y la mayor caída se produjo en esta categoría de productos.”

La diferencia es importante porque permite identificar con mayor precisión qué está ocurriendo.

2. Tener una visión clara del negocio

Un dashboard puede concentrar los principales indicadores de una empresa en un solo lugar.

Por ejemplo:

• ventas del día;
• ventas del mes;
• cantidad de operaciones;
• ticket promedio;
• margen de ganancia;
• productos más vendidos;
• stock disponible;
• cuentas pendientes;
• evolución de ventas;
• cumplimiento de objetivos.

Esto permite conocer rápidamente la situación del negocio sin revisar numerosas planillas o informes por separado.

3. Detectar problemas más rápidamente

Business Intelligence no solamente sirve para observar buenos resultados.

También permite detectar anomalías.

Por ejemplo, podemos descubrir que una sucursal vende cada vez menos, que determinados productos tienen una rotación muy baja o que las ventas aumentaron pero el margen de ganancia disminuyó.

Detectar estas situaciones a tiempo permite investigarlas y actuar antes de que el problema sea mayor.

4. Identificar oportunidades

Los datos también pueden revelar oportunidades que no son evidentes a simple vista.

Podríamos descubrir que determinado producto se vende especialmente bien en una ciudad, que ciertos clientes compran con mayor frecuencia o que existe una combinación de productos que suele venderse conjuntamente.

Esta información puede utilizarse para diseñar promociones, mejorar el inventario o enfocar mejor las acciones comerciales.

5. Ahorrar tiempo en la preparación de reportes

En muchas empresas todavía se utilizan varias horas cada semana o cada mes para copiar información, combinar archivos Excel y preparar reportes manualmente.

Un sistema de Business Intelligence puede automatizar buena parte de ese proceso.

Los datos pueden actualizarse periódicamente y los indicadores estar disponibles cuando los responsables del negocio los necesiten.

Esto reduce tareas repetitivas y permite dedicar más tiempo al análisis.

¿Business Intelligence es solamente para grandes empresas?

No.

Aunque históricamente las soluciones de BI estuvieron muy asociadas a grandes organizaciones, actualmente una pequeña o mediana empresa también puede beneficiarse de ellas.

Una Pyme no necesariamente necesita comenzar con una infraestructura compleja.

Puede comenzar integrando información que actualmente se encuentra distribuida entre su sistema de ventas, base de datos y planillas para responder algunas preguntas fundamentales del negocio.

Lo importante no es tener cientos de gráficos.

Lo importante es disponer de los indicadores adecuados para tomar mejores decisiones.

Un ejemplo sencillo

Supongamos que una empresa tiene tres sucursales.

Cada sucursal registra sus ventas, pero la gerencia recibe diferentes planillas y debe combinarlas manualmente para conocer los resultados.

Una solución de BI podría consolidar automáticamente esa información y mostrar un dashboard con:

Ventas totales: Gs. 285.000.000

Sucursal A: Gs. 110.000.000

Sucursal B: Gs. 98.000.000

Sucursal C: Gs. 77.000.000

Además podría mostrar la evolución mensual, los productos más vendidos, márgenes, cumplimiento de objetivos y comparaciones entre sucursales.

La información ya existía.

Business Intelligence la convierte en información organizada y accesible para decidir.

¿Mi empresa necesita Business Intelligence?

No todas las empresas necesitan una plataforma compleja de BI, pero puede ser conveniente analizar una solución cuando comienzan a aparecer situaciones como estas:

• existen varias planillas con información diferente;
• preparar reportes requiere demasiado tiempo;
• los responsables no tienen acceso rápido a los principales indicadores;
• existen varias sucursales o unidades de negocio;
• resulta difícil comparar períodos;
• hay información distribuida entre diferentes sistemas;
• las decisiones dependen demasiado de estimaciones;
• existe mucha información, pero cuesta convertirla en conclusiones útiles.

En estos casos, organizar e integrar los datos puede producir mejoras importantes en la gestión.

Business Intelligence: convertir información en una ventaja para el negocio

Implementar Business Intelligence no consiste simplemente en instalar una herramienta o crear gráficos.

Primero debemos determinar qué necesita conocer el negocio, identificar dónde se encuentran los datos y definir los indicadores que realmente ayudan a tomar decisiones.

Después podemos utilizar la tecnología para automatizar ese proceso.

Una buena solución de BI debería permitir responder rápidamente tres preguntas:

¿Qué está pasando?

¿Por qué está pasando?

¿Dónde deberíamos prestar atención?

En JDR Labs desarrollamos soluciones de Business Intelligence, análisis de datos, dashboards y automatización de reportes adaptadas a las necesidades de cada empresa.

Si actualmente administrás información mediante planillas, diferentes sistemas o reportes manuales, podemos ayudarte a analizar cómo transformar esos datos en información útil para gestionar mejor tu negocio.

JDR Labs — Datos que ayudan a tomar mejores decisiones.